Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.
Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.
Un registro está formado por el conjunto de información en particular.
Un dato es la intersección entre un campo y un registro.
Elementos de Access
Tablas
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
Consultas
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.
Formularios
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.
Informes
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.
Páginas de acceso a datos
Una página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente, de manera similar a los informes de Access.
· Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar páginas para agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un mensaje de correo electrónico.
· Ver registros agrupados de forma interactiva: En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden ordenar y filtrar registros.
· Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y cálculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden ver datos representados en un gráfico.
· Mostrar texto HTML: Se puede almacenar código HTML en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la página. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la página para mostrar el valor en cursiva.
· Utilizar herramientas de diseño conocidas: En la vista Diseño, se pueden crear páginas utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.
Macros
Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.
Módulos}
La ventana Base de datos de Microsoft Access
proporciona varias opciones para ver y manipular objetos de base de datos.· Usar la barra de herramientas de la ventana Base de datos: Encuentre rápidamente comandos para crear, abrir o administrar objetos de base de datos.
· Usar la barra Objetos: Vea objetos de base de datos en la barra Objetos, su orientación vertical facilita el uso.
· Organizar objetos de base de datos en grupos: Haga clic en la barra Grupos para ver los grupos, que pueden contener accesos directos a objetos de base de datos de distintos tipos.
· Usar accesos directos de nuevo objeto: En la ventana Base de datos, cree rápidamente un nuevo objeto de base de datos mediante un asistente, o abra un nuevo objeto de base de datos en la vista diseño.
· Personalizar la forma de seleccionar y abrir objetos en la ventana Base de datos: Si lo desea, modifique el comportamiento predeterminado de modo que pueda seleccionar un objeto de base de datos colocando el puntero sobre él y abrir un objeto haciendo clic en él.
· Seleccionar un objeto escribiendo su nombre: Por ejemplo, elija la tabla Compañías de envíos mientras ve la lista de objetos de la tabla escribiendo Co.
CREAR UNA BASE DE DATOS
Microsoft Access proporciona tres métodos para crear una base de datos de Access.
- Puede crear una base de datos con el Asistente para bases de datos. El asistente le permite elegir una de las plantillas integradas y personalizarla en cierto grado. Después, crea un conjunto de tablas, consultas, formularios e informes, y un panel de control para la base de datos. Las tablas no contienen datos. Use este método si una de las plantillas integradas se ajusta mucho a sus necesidades.
Crear una base de datos usando el Asistente para bases de datos
- Si utiliza Access 2003, puede buscar las plantillas de Access en <Microsoft Office Online>. Descargar una plantilla es la manera más rápida de crear una base de datos. Si no encuentra una plantilla que se ajuste a sus necesidades, utilice este método. Una plantilla es un archivo de base de datos Access (*.mdb) que incluye tablas, consultas, formularios e informes. Las tablas no contienen datos. Después de abrir la base de datos, puede personalizar tanto la base de datos como los objetos.
Crear una base de datos utilizando una plantilla
- Si desea empezar a crear una base de datos basada en su diseño, cree una base de datos en blanco y, después, agregue las tablas, formularios, informes y demás objetos individualmente; éste es el método más flexible, pero requiere definir por separado cada elemento de la base de datos.
Crear una base de datos vacía sin usar el asistente
PASOS SIGUIENTES
Después de crear la base de datos, puede realizar una o varias de las tareas siguientes:
- Agregar datos a la base de datos.
- Importarla o vincularla a un origen de datos, como una hoja de cálculo Excel u otra base de datos Access.
Crear un objeto de base de datos, como un formulario, informe o tabla.
